Ota talteen asiantuntijoiden vinkit!
Kun yrityksen markkinointitiimi havaitsee Hilmasta (www.hankintailmoitukset.fi/fi/) tai TED:stä (Tenders Electronic daily) sopivan hankintailmoituksen, alkaa yrityksessä prosessi, jossa se punnitsee mahdollisuutensa ja halukkuutensa tarjouskilpailuun osallistumiselle. Prosessi on monivaiheinen ja kilpailutukseen osallistumiseen vaikuttavat monet tekijät. Näitä ovat ainakin hankinnan kohde ja laajuus, tarjoajia koskevat vaatimukset sekä yrityksen sen hetkinen tilaustilanne ja käytössä olevat resurssit.
Osallistumisen arviointiin kannattaa mahdollisuuksien mukaan käyttää tarpeeksi aikaa. Alla muutama käytännön vinkki tarjouskilpailuun osallistumista varten.
1. Aikataulun selvittäminen
Ensimmäinen asia on selvittää hankintailmoituksesta seuraavat tärkeät päivämäärät ja tiedot:
lisäkysymysten jättöaika
tarjousten tarkka jättöaika
minne tarjous jätetään ja
miten tarjous jätetään (kts. kohta 4).
Seuraavien päivämäärien selvittämisellä on erityinen merkitys tarjouksen jättämiselle:
Lisäkysymysten jättöaika antaa tarjoajille mahdollisuuden esittää kysymyksiä tarjouskilpailuun ja hankinnan kohteeseen liittyen. Hankintalaki mahdollistaa tietyissä menettelyissä (esim. neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely) tarjouspyyntöasiakirjojen läpikäynnin itse menettelyiden sisällä. Erityisesti avoimessa menettelyssä lisäkysymysten esittämismahdollisuus kannattaa hyödyntää. Kyseisessä tilanteessa tarjousten vertailu suoritetaan saapuneiden soveltuvuusvaatimukset täyttävien ja tarjouspyynnön mukaisten tarjousten perusteella. Lisäkysymykset ovat hyvä kanava tarkentaa hankintayksiköltä tarjouspyyntöasiakirjoihin mahdollisesti avoimeksi jääneitä kohtia. Ne voivat kohdistua esimerkiksi hinnan määrittämiseen tai mikäli sopimuksessa on epäselvyyksiä, osapuolten rooleihin. Usein tarjoaja huomaa juuri ennen tarjouksille asetettua määräaikaa lisätietokysymysten tarpeellisuuden. Tarjousasiakirjat on siis syytä käydä kunnolla läpi jo hyvissä ajoin ennen lisäkysymysten jättöaikaa.
Tarjousten jättöaika eli mihin mennessä tarjouksen tulee olla toimitettuna (päivämäärä ja tarkka kellonaika), on olennaisin tieto tarjoajien kannalta. Tarjoaja vastaa viime kädessä siitä, että tarjous saapuu hankintayksikölle määräajassa ja oikeassa muodossa. Tarjouksen jättöajan päättymisen selvittämisellä on merkitystä, jotta yritys voi arvioida aikansa riittävyyden tarjoukseen liitettävien asiakirjojen kokoamiseen ja tarjouksen laadintaan.
2. Vaatimusten selvittäminen: hankinnan kohde ja tarjoajat
Kun edellä mainitut päivämäärät on selvitetty osana tarjouskilpailun osallistumisen arviointia, tarjoajien tulee perehtyä hankinnan kohdetta koskeviin vaatimuksiin. Oli kyseessä siten tavara-, palvelu- tai urakkahankinta on itse hankinnan kohteelle asetetut vaatimukset selvitettävä. Se on keskeinen tehtävä tarjoajan resurssien ja valmiuden kartoittamiseksi. Tarjoajat arvioivat hankinnan kohteen toteuttamismahdollisuuksia eli onko niillä edellytykset toteuttaa kyseessä oleva hankinta.
Toinen keskeinen tekijä on tarjoajia koskevien vaatimusten selvittäminen: täyttääkö tarjoaja/tarjoajan henkilöstö soveltuvuutta ja/tai kokemusta koskevat vaatimukset. Esimerkiksi liikevaihtoa koskeva vaatimus saa hankintalain 85 §:n nojalla olla pääsääntöisesti enintään kaksi kertaa hankinnan kohteen suuruinen. Mikäli hankinnan arvo on esimerkiksi 5 miljoonaa euroa, voi liikevaihdon minimivaatimus olla enintään 10 miljoonaa euroa. Hankintalaki mahdollistaa kuitenkin sen, että vaatimus liikevaihdosta voi hankinnan arvon osalta olla perustellusta syystä korkeampikin. Näin on esimerkiksi tilanteissa, joissa hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyy suuria riskejä.
Edellä mainitut tarjoajia koskevat vaatimukset voivat edellyttää, että tarjoajat kartoittavat yhteistarjouksen tekemistä muiden yritysten kanssa. Yhteistarjous voidaan tehdä esimerkiksi ryhmittymän muodossa siten, että tarjous tehdään kaikkien yritysten nimissä. On myös mahdollista tehdä tarjous yhden yrityksen nimissä muiden yritysten toimiessa kyseisen yrityksen alihankkijoina kilpailua kuitenkaan rajoittamatta. Termillä voimavara-alihankkija viitataan alihankkijoihin, joiden voimavaroihin tarjouksen tekevä yritys vetoaa täyttääkseen tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Mahdollisten yhteistarjousyritysten kartoittamiseen, tarjousmalliin sekä vastuunjakoon on syytä käyttää aikaa epäselvyyksien ja mahdollisten erimielisyyksien välttämiseksi.
3. Tarjouspyyntöasiakirjojen läpikäynti
Kun tarjoaja toteaa pystyvänsä tuottamaan hankinnan kohteena olevan tuotteen, palvelun tai urakan ja täyttää myös tarjoajaa koskevat vaatimukset, on vuorossa tarjouspyyntöasiakirjojen huolellinen läpikäynti. Tarjouspyyntöasiakirjoihin luetaan itse tarjouspyyntö ja kaikki sen liitteenä olevat asiakirjat, kuten sopimus ja mahdolliset tekniset eritelmät. Asiakirjat kannattaa lukea huolella ja perehtyä kaikkiin yksityiskohtiin, jotka vaikuttavat erityisesti hinnan muodostumiseen. Näin tarjoajille ei tule niiden osalta yllätyksiä.
Erilaisten selvitysten ja laadittujen asiakirjojen kohdalla on ratkaisevaa keskittyä vähimmäisvaatimukset täyttäviin ja pisteytettäviin ominaisuuksiin. Jos esimerkiksi laadun vertailussa arvostetaan tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella ainoastaan viimeistelty lopputulosta, ei tällöin kannata painottaa erityisesti ympäristöarvoja. Tämä johtuu siitä, ettei niistä saa ylimääräisiä pisteitä ko. tarjouskilpailussa, vaikka ympäristöarvot ovatkin yleensä arvostettuja laatutekijöitä. Hankintayksikön tulee arvioida tarjoukset ainoastaan tarjouspyyntöasiakirjoissa mainituin perustein. Arviointikriteerejä ei saa muuttaa jälkikäteen, vaikka tarjoajalla olisikin hyviä lisäominaisuuksia tarjolla.
Myös sopimusehtoihin on syytä perehtyä huolella. Vakiintuneessa oikeuskäytännössä omien, tarjouspyyntöasiakirjoista poikkeavien sopimusehtojen esittäminen on lähtökohtaisesti kiellettyä. Myös hankintalaki asettaa hankintayksikölle rajalliset mahdollisuudet muuttaa hankintasopimusta sopimuskaudella. Tämä tapahtuu erityisesti EU-kynnysarvojen ylittävien hankintojen kohdalla. Ainoastaan tietyt laissa säädetyt muutokset ovat sopimuskaudella sallittuja.
4. Tarjouksen jättäminen
Kun edellä esitetyt kohdat on käyty lävitse ja tarjoaja on todennut halunsa ja kyvykkyytensä osallistua tarjouskilpailuun, on vuorossa tarjouksen jättäminen.
Tarjoajien tulee huolellisesti selvittää, mitä dokumentteja tarjouksen jättäminen edellyttää sekä varmistua riittävistä resursseista tarjouksen tekemistä varten.
EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa tarjouksen jättäminen sähköisiä järjestelmiä käyttäen tuli pakolliseksi lokakuussa 2018. Sähköisiä järjestelmiä on markkinoilla ja hankintayksikön käytössä useita. Tarjoajien on syytä perehtyä erityisesti sähköisiin järjestelmiin tarjouksia jättäessään, jotta tarjoukset tulevat oikein jätetyksi järjestelmiin liitteineen päivineen. Tarjoajien kannalta on todella harmillista, jos tuntien (jopa päivien tai viikkojen) mittainen tarjouksen laatiminen valuu hukkaan vain siitä syystä, ettei tarjous ollut oikein jätetty.
Kun edellä mainitut vaiheet on selvitetty ja tarjous jätetty, päästäänkin jännittämään tarjouskilpailun lopputulosta!
Lotta Hiukka ja Riitta Voipio
ovat Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy:ssä työskenteleviä julkisiin hankintoihin erikoistuneita lakimiehiä.
Jos haluat syventää osaamistasi julkisista hankinnoista, osallistu YritysAkatemian kanssa yhteistyössä järjestämiimme webinaareihin: