Referenssivaatimukset tutuiksi – Millaisen referenssivaatimuksen hankintayksikkö saa asettaa?

Hankintayksikkö voi soveltuvuusvaatimusten ja erityisesti referenssivaatimusten asettamisella varmistaa, että tarjouskilpailuun osallistuvalla toimijalla riittävä kokemus ollakseen soveltuva toteuttamaan hankinnan kohteena olevan sopimuksen. Referenssivaatimuksella osallistujaa edellytetään osoittamaan riittävä kokemuksensa viittaamalla aiemmin toteuttamaansa sopimukseen.

Tässä artikkelissa käsitellään erityisesti osallistujien ja tarjoajien vähimmäiskokemusta koskevia referenssivaatimuksia. Samat lähtökohdat kuitenkin pätevät monelta osin myös vertailussa huomioitaviin referensseihin.

Hyväksyttävä referenssivaatimus

Hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti laaja harkintavalta asettaa osallistujien ja tarjoajien kokemukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset. Tarjoajien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun, suhteellisuuteen ja avoimuuteen liittyvistä vaatimuksista on kuitenkin johdettu keskeisiä suuntaviivoja hyväksyttävälle referenssivaatimukselle.

Hankintayksikön asettamien referenssivaatimusten tulee ensinnäkin liittyä hankinnan kohteeseen riittävällä tavalla. Tämä ei tarkoita sitä, että referenssiksi hyväksyttävän toimituksen tulee täysin vastata hankinnan kohdetta. Täysin hankintaan ja sen toteuttamiseen liittymättömät referenssivaatimukset eivät kuitenkaan ole hyväksyttäviä.

Lisäksi referenssivaatimusten tulee olla oikeasuhtaisia hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen nähden. Oikeuskäytännössä hankintalain vastaiseksi on katsottu referenssivaatimukset, jotka ylittävät sen, mikä on lopulta tarpeen osallistujan riittävän kokemuksen varmistamiseksi.

Oikeuskäytännössä on usein törmätty kysymykseen siitä, onko asetettu referenssivaatimus ollut suhteeton hankinnan kohteeseen nähden. Hankintalain vastaisena voidaan pitää esimerkiksi hankintaan nähden suhteettoman laajojen tai sisällöltään suhteettoman yksityiskohtaisten toimitusten vaatimista. Suhteellisuusperiaatteen vastaista on myös asettaa referensseille turhan korkea vähimmäismäärä. Oikeasuhtaisen referenssivaatimuksen laatiminen vaatii hankintayksiköiltä myös markkinoiden tuntemista. Referenssivaatimusten hyväksyttävyyteen vaikuttaa myös tarjoajilla olleet tosiasialliset mahdollisuudet hankkia vaaditut toimitukset.

Referenssivaatimuksia määrittäessä hankintayksikön tulee huomioida myös ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Hankintalain vastaiseksi on mahdollista katsoa esimerkiksi tietyllä alueella suoritettujen referenssien vaatiminen tai vain tietyllä toimialalla suoritettujen sopimusten hyväksyminen. Tällaisten vaatimusten kohdalla on arvioitava hyvin tarkasti vaatimusten välttämättömyys.

Referenssivaatimuksen tulee olla riittävän selvä ja yksiselitteinen. Alalla ammattimaisesti toimivien tarjoajien tulee pystyä ymmärtämään, minkälaisia aiempia toimituksia niiden edellytetään ilmoittavan referenssivaatimusten täyttämiseksi. Toisaalta riittävän selvästi tulee kertoa myös mitä tietoja tarjoajien tulee ilmoittaa osoittaakseen vaatimusten täyttymisen. Epämääräisesti ilmoitettu referenssivaatimus on usein mahdollista katsoa hankintalain vastaiseksi.

Miltä ajalta referenssejä saa vaatia?

Hankintalaki rajoittaa sitä, miltä ajalta ehdokkailta tai tarjoajilta voidaan vaatia referenssejä.

Rakennusurakkareferenssejä voidaan vaatia enintään viiden vuoden ajalta. Poikkeustilanteissa hankintayksikkö voi sallia pidemmältäkin ajalta suoritettuja toimeksiantoja, jos se on riittävän kilpailun varmistamiseksi tarpeellista. Tavaratoimituksista tai palveluista sen sijaan ajanjakso, jolta hankintayksikkö voi vaatia suoritettuja toimeksiantoja, on viimeisen kolmen vuoden ajalta. Samankaltainen poikkeus kuin rakennusurakoiden kohdalla sallitaan myös tavara- ja palvelutoimeksiantoja koskevien referenssien vaatimisessa.

Jotta hankintayksikkö voi sallia referenssitoimeksiannon suoritusajaksi lain asettaman ajanjakson ylittävältä ajalta, täytyy vaatimuksen olla suhteellisuusperiaatteen mukainen. Ajanjaksoa ei myöskään voi venyttää lähtökohdasta merkittävästi enempää, kuin mitä kilpailun varmistamiseksi on tarpeen.