Missä rekrytointi voi mennä pieleen?

Rekrytointi on paljon muutakin kuin sopivimman henkilön löytämistä tehtävään. Työnantajan on huolehdittava siitä, että koko rekrytointiprosessi toteutetaan lainmukaisesti ja hakijoita kohdellaan yhdenvertaisesti. Rekrytoinnissa tehdyt virheet voivat johtaa esimerkiksi hyvitys- tai vahingonkorvausvastuuseen, valintapäätöksen kumoutumiseen tai työnantajan mainehaittaan.

Yhdenvertaisuus ja tasa-arvo on huomioitava rekrytoinnin jokaisessa vaiheessa. Työnhakijoita ei saa syrjiä esimerkiksi sukupuolen, iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen tai ammattiyhdistystoiminnan, terveydentilan, vammaisuuden, perhesuhteiden tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella. Sukupuoleen liittyvässä syrjinnässä on huomioitava myös raskaus, perhevapaat, sukupuoli-identiteetti ja sukupuolen ilmaisu. Syrjintää voi tapahtua jo työpaikkailmoituksessa, hakemusten käsittelyssä tai haastateltavien valinnassa, ei ainoastaan lopullisessa rekrytointipäätöksessä.

Syrjintäolettama voi syntyä, jos rekrytoinnissa valitaan vähemmän ansioitunut toista sukupuolta oleva hakija, tai kun on viitteitä, ettei henkilö ole tullut valituksi esimeriksi raskauden takia. Tällöin työnantaja voi olla velvollinen osoittamaan, ettei syrjintää ole tapahtunut ja valinta on johtunut hyväksyttävistä syistä.

Hyvä esimerkki rekrytoinnin oikeudellisista riskeistä on Korkeimman oikeuden ratkaisu KKO 2025:50. Tapauksessa työnhakija jätettiin pois rekrytointiprosessin jatkosta ennen haastatteluvaihetta, ja tehtävään valittiin toista sukupuolta oleva henkilö. KKO katsoi, että syrjintäolettama oli syntynyt, vaikka hakijaa ei ollut edes kutsuttu haastatteluun. Työnantaja kuitenkin osoitti, että hakijan syrjäyttäminen johtui hänen tehtävän palkkatasoon nähden selvästi ylimitoitetusta palkkatoiveestaan eikä sukupuolesta. Ratkaisu korostaa sitä, että syrjimättömyysvelvoite koskee koko rekrytointiprosessia alusta loppuun.

Ennalta määritellyt valintaperusteet ovat työnantajan turva.

Tehtävän vaatimukset ja valintakriteerit kannattaa määritellä jo ennen hakemusten käsittelyä. Myös hakijoiden ansiovertailu ja valintapäätöksen perustelut on syytä dokumentoida huolellisesti. Näin voidaan pyrkiä varmistamaan, että voidaan osoittaa valinnan perustuneen hyväksyttäviin syihin hakijan esittäessä seikkoja, joiden perusteella syrjintää voidaan olettaa tapahtuneen.

Rekrytointiin liittyy myös henkilötietojen käsittelyä koskevia velvoitteita. Työnantaja saa kerätä hakijasta vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, eikä esimerkiksi terveystietoja tai muita yksityiselämään liittyviä tietoja saa selvittää vapaasti. Tiedot on kerättävä ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Myös suosittelijoihin yhteyden ottamisessa ja taustatietojen hankkimisessa on noudatettava tietosuojasäännöksiä.

Julkisella sektorilla rekrytointiin liittyy lisäksi hallinto-oikeudellisia vaatimuksia.

Julkisen sektorin rekrytoinnissa on noudatettava perustuslain 125 §:n mukaista nimitysperusteita koskevaa sääntelyä ja hallintolain 6 §:n mukaisia hallinnon oikeusperiaatteita, kuten tasapuolisuutta ja puolueettomuutta. Lisäksi hallintolain 45 § edellyttää päätöksen perustelemista. Kuntien ja hyvinvointialueiden virantäytössä on huomioitava myös kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetun lain 4 §:n mukainen julkinen hakumenettely sekä 5 ja 6 §:n säännökset virkasuhteeseen ottamisesta ja kelpoisuusvaatimuksista.

Päätöksen tulee perustua asianmukaiseen ansiovertailuun ja olla riittävästi perusteltu. Viranhaltijan valintaa koskevaan päätökseen voidaan sovellettavasta lainsäädännöstä riippuen hakea muutosta esimerkiksi oikaisuvaatimuksella tai valituksella. Puutteellinen valmistelu, epäasialliset valintaperusteet tai ilmoitetuista kriteereistä poikkeaminen voivat siten johtaa päätöksen kumoutumiseen.

Mitä virheellisestä rekrytoinnista voi seurata?

Syrjivästä menettelystä voi seurata tasa-arvolain tai yhdenvertaisuuslain mukainen hyvitys. Hyvitys voi tulla kyseeseen myös silloin, kun syrjintä on tapahtunut rekrytointiprosessin aikaisessa vaiheessa. Lisäksi työnantaja voi joutua korvaamaan aiheutunutta taloudellista vahinkoa. Toisin kuin yksityisellä sektorilla, julkisella sektorilla lainvastainen valintapäätös voi johtaa muutoksenhaun seurauksena päätöksen kumoutumiseen ja asian palautumiseen uudelleen käsiteltäväksi.

Rekrytoinnin oikeudelliset riskit ovat usein vältettävissä hyvällä ennakkosuunnittelulla, selkeillä valintakriteereillä ja huolellisella dokumentoinnilla. Rekrytoinnissa ei siis riitä, että valitaan tehtävään hyvä henkilö, vaan myös valintaprosessin on kestettävä oikeudellinen tarkastelu.