Lisätilaukset julkisissa hankinnoissa

Joskus julkisissa hankinnoissa huomataan sopimuskaudella, että toimittajalta tarvitaan lisätilauksina esimeriksi suunniteltua enemmän palveluita tai rakennusurakan lisätöitä. Lisätilausten tekeminen ei ole täysin vapaata, vaan niille pitää olla hyväksyttävä peruste. Hankintayksikkö voi tehdä sallitusti hankintaa koskevia lisätilauksia joko hankintalain mahdollistamina suorahankintoina tai sopimusmuutosten kautta.

Suorahankintana tehtävät tilaukset

Suorahankintana tehtävät tilaukset ovat mahdollisia esimerkiksi silloin, kun tilauksen tarkoituksena on tavarahankinnan osalta aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen taikka kyse on alkuperäisen toimittajan kanssa tehdystä uudesta rakennusurakkasopimuksesta tai palveluhankinnasta, joka vastaa aiemmin tehtyä urakkaa tai palveluhankintaa.

Hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos myös ilman uutta hankintamenettelyä suorahankintana, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä, lisäpalveluja tai ylimääräisiä tavarantoimituksia ja sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä ja kyseinen mahdollisuus on mainittu jo hankintailmoituksessa.

Edellytyksenä tiettyyn hankintasopimukseen liittyvien tavarahankintojen tilaukselle suorahankintana on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, joka puolestaan aiheuttaisi hankinnan kohteen kannalta yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia sen käytössä ja kunnossapidossa. Sopimus ei myöskään tällöin saa lähtökohtaisesti ylittää kolmea vuotta.

Rakennusurakoiden ja palveluhankintojen suorahankintana tehtävien lisätilauksien osalta alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa tulee olla mainittuna mahdollinen myöhemmin sovittava tilaus, jota kutsutaan usein myös optioksi. Lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo tulee olla otettu huomioon jo alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa laskettaessa ja lisätilaus voidaan tällöin tehdä enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.

Urakoiden osalta tulee kuitenkin huomata, ettei yksilöimättömiä lisätöitä ole suositeltavaa määritellä sopimuksessa optioina. Tämä johtuu optioilta vaadittavien täsmällisyyden ja ennakoitavuuden vaatimuksesta, jotka voi olla haasteellista yhdistää rakennusurakoille tyypilliseen hankalammin ennakoitavaan luonteeseen.

Lisäksi hankintayksikön tulee muistaa, että tehdyistä suorahankinnoista on tehtävä jälki-ilmoitus.

Lisätilaus sopimusmuutoksena

Lisätilauksia on myös mahdollista toteuttaa sopimusmuutoksina ilman uutta hankintamenettelyä. Sopimusmuutoksen tulee tällöin johtua lisätöiden tarpeesta, eikä sen arvo saa olla yli 50 % alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Edellytyksenä sopimuksen muuttamiselle lisätöiden tilaamisen vuoksi on myös, ettei sopimuskumppanin vaihtaminen ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja että muutoksen tekemättä jättäminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää haittaa tai kustannusten päällekkäisyyttä.

Mikäli hankintayksikkö suorittaa lisätilauksia sopimusmuutoksiin perustuen, on sen EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa lisäksi julkaistava hankintasopimuksen ja käyttöoikeussopimuksen muutoksia koskeva ilmoitus.

Lisätilaus vähäarvoisena sopimusmuutoksena

Kesäkuussa 2026 uudistuneen hankintalain mukaan rakennusurakoita koskevat vähäarvoiset sopimusmuutokset on jatkossa sidottu niitä koskeviin kynnysarvoihin. Näin ollen sopimusmuutoksen arvon vähäarvoisissa sopimusmuutoksissa tulee olla enintään 15 % alkuperäisen rakennusurakkasopimuksen arvosta, eikä se saa ylittää hankintalain liitteen E osalta kansallisia kynnysarvoja, muissa hankinnoissa EU-kynnysarvoja tai hankintalain 25 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettuja rakennusurakoita koskevia kynnysarvoja. Muutos ei myöskään saa vaikuttaa sopimuksen yleiseen luonteeseen.

Muita hankintayksikön käytössä olevia keinoja?

Hankintayksikkö voi myös julkaista vapaaehtoisen, niin kutsutun ex-ante-ilmoituksen aiotusta suorahankinnasta ennen hankintasopimuksen tekemistä. Mahdollinen valitus koskien aiottua suorahankintaa on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta, ja mikäli valitusta ei tässä ajassa ole jätetty, tulee suorahankinnasta lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida tämän jälkeen puuttua muutoksenhaulla.

Jos vapaaehtoista ilmoitusta ei käytetä, markkinaoikeus voi soveltaa hankintaan tehottomuussääntelyä, mikäli se katsoo kyseessä olevan EU-kynnysarvot ylittävä perusteeton suorahankinta. Käyttämällä ilmoitusmenettelyä hankintayksikkö voi osaltaan varmistaa sen, ettei hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää jälkikäteen puuttua.

Lisätilauksiin ja sopimusmuutoksiin liittyykin monia tekijöitä, joita tulee ottaa huomioon niin hankintaa suunniteltaessa kuin itse sopimuksen voimaantulon jälkeen. Hankintajuristit auttavat mielellään myös näissä hankintoihin liittyvissä kysymyksissä.