Kuinka sitova puitejärjestely on?

Sitooko puitejärjestely tekemään kaikki järjestelyyn kuuluvat hankinnat puitesopimustoimittajalta?

Hankintojen tekeminen perustetun puitejärjestelyn ulkopuolelta ei ole lähtökohtaisesti hankintasäännösten perusteella kiellettyä. Hankintasäännökset eivät siis velvoita tekemään kaikkia puitejärjestelyn alaan kuuluvia hankintoja puitesopimukselle valituilta toimittajilta tai puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti, vaikka hankintayksiköllä olisi siihen oikeus.

Jos hankintayksikkö ei hyödynnä kilpailutettua puitesopimusta, tulee kuitenkin varmistaa, ettei hankinta puitejärjestelyn ulkopuolelta muodosta sopimusrikkomusta tai kiellettyä sopimusmuutosta. Arviointiin vaikuttaa muun muassa mitä sopimuksessa on sovittu hankittavista määristä ja toimittajan tai toimittajien yksinoikeudesta hankinnan kohteeseen.

Lisäksi tulee erikseen arvioida, tarvitaanko puitejärjestelyn ulkopuolisille ilman kilpailutusta tehtäville hankinnoille suorahankintaperuste. Tämä koskee myös puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta tehtäviä hankintoja, kun niissä ei noudateta puitejärjestelyn ehtoja.

Voidaanko puitejärjestelyyn ottaa mukaan uusia toimittajia?

Lähtökohtana on, että puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat on tehtävä puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta, joita voi olla yksi tai useampi. Uusia toimittajia ei siten ole puitejärjestelyn voimassaoloaikana lähtökohtaisesti mahdollista ottaa mukaan tai vaihtaa valittujen toimittajien tilalle, ellei tämä ole hankintalain 136 §:n sopimusmuutosta koskevien ehtojen mukaan sallittua.

Voiko puitejärjestelyyn kuulumaton hankintayksikkö liittyä puitejärjestelyyn?

Puitejärjestelyssä tulee myös yksilöidä hankintayksiköt, joilla on oikeus käyttää puitejärjestelyä ja sen perusteella tehdä hankintoja. Kyseisten hankintayksiköiden tulee olla helposti ja yksiselitteisesti tunnistettavissa. Mikäli puitejärjestelyyn on otettu mukaan useampi hankintayksikkö, ilmoitus näistä hankintayksiköistä tulee olla tyhjentävä.

Tämä koskee myös hankintayksikön tytäryhtiöitä. Jotta puitejärjestelyn perustajan tytäryhtiöt voisivat tehdä hankintoja puitejärjestelyn perusteella, tulee kyseiset tytäryhtiöt olla yksilöity tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa.

Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintayksiköillä voi olla mahdollisuus tehdä hankintoja muiden hankintayksiköiden lukuun, jotka eivät ole puitejärjestelyn osapuolia edellyttäen, että kyseiset hankintayksiköt ovat selvästi nimetty tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Lisäksi edellytyksenä on, että hankintayksiköiden, jotka eivät ole puitejärjestelyn osapuolia, on määritettävä tehtävien hankintojen määrä.

Voidaanko hankintoja tehdä yli ilmoitetun puitejärjestelyn kokonaisarvon?

Puitejärjestelyn laajuudesta on ilmoitettava hankinta-asiakirjoissa riittävän selkeästi, jotta voidaan tietää puitesopimuksen perusteella tehtävien hankintojen enimmäismäärä ja enimmäisarvo. Esimerkiksi viittaus tavanomaisiin tarpeisiin ei välttämättä vielä ole riittävä, vaan ilmoituksen tulee olla yksityiskohtaisempi, jotta avoimuusperiaate ja puitejärjestelystä kiinnostuneiden tarjoajien yhdenvertainen kohtelu toteutuu.

Kun ilmoitettu enimmäismäärä on saavutettu, kyseisen puitejärjestelyn perusteella ei voida enää tehdä uusia hankintoja.

Kuinka tarkasti puitejärjestelyssä tehtävien hankintojen ehdot tulee olla vahvistettuna jo järjestelmää perustaessa?

Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat on tehtävä puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti, mutta ennen tilausta toimittajaa voidaan pyytää täsmentämään tarjoustaan kuhunkin tilanteeseen sopivaksi. Käytännössä ehdot tulee olla jo puitejärjestelyä perustettaessa laadittuina niin selkeästi, ettei sopimusehdoista kuitenkaan enää neuvotella kunkin hankinnan kohdalla erikseen.

Aina kaikkia ehtoja ei tarvitse kuitenkaan vahvistaa jo puitejärjestelyä perustettaessa. Tällöin hankintayksiköllä on kuitenkin velvollisuus kilpailuttaa hankinta puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken puitejärjestelyssä ilmoitetun mukaisesti.

Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä on ilmoitettava, mitä ehtoja sisäisessä kilpailutuksessa tullaan täsmentämään. Täsmennettäviä seikkoja voivat olla esimerkiksi hankinnan tapauskohtaiset hinnoittelut, toimitusajat tai palvelutasot. Sisäisten kilpailutusten perusteella tehtävien tarjouskilpailujen vertailussa tulee noudattaa niitä vertailuperusteita ja painoarvoja, jotka on ilmoitettu sisäisen kilpailutuksen tarjouspyynnössä ja niiden tulee olla ennalta ilmoitettu myös hankinta-asiakirjoissa puitejärjestelyn perustamisvaiheessa.

Mikäli kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu puitejärjestelyssä, tulee huomioida, ettei puitejärjestelyyn nähden olennaisia muutoksia saa tehdä. Olennaisten muutosten arviointi tulee tehdä hankintalain 136 §:ää noudattaen.

Mitkä voivat olla seuraamukset puitejärjestelyssä vahvistetun etusijajärjestyksen rikkomisesta?

Mikäli hankintayksikkö tekee hankintoja puitejärjestelyssä ilmoitetun etusijajärjestyksen vastaisesti, voi tulla kyseeseen laiton suorahankinta tai kielletty sopimusmuutos.

Etusijajärjestyksen ohittaminen puitesopimuksen ehtojen vastaisesti tarkoittaa myös sopimusrikkomusta. Etusijajärjestyksessä ohitetulla toimittajalla voi olla oikeus vahingonkorvaukseen niiden tilausten osalta, jotka sen olisi tullut etusijajärjestyksen perusteella saada itselleen.