Kunnan vastaanottamaan selvityspyyntöön vastaaminen

Kunnilta saatetaan pyytää laajoja selvityksiä kunnan toimintaan liittyvistä asioista. Pyynnöissä voidaan esimerkiksi vaatia kuntaa selvittämään, miten kunta perustelee omia päätöksiään tai toimintansa lainmukaisuutta. Joskus kunnilta vaaditaan myös kattavia selvityksiä siitä, miksi kunta ei ryhdy johonkin selvityksen pyytäjän ehdottamaan toimenpiteeseen.

Tällaiset tilanteet voivat edetä haastaviksi kirjeenvaihdoiksi, eikä vastaaminen ole aina yksinkertaista, vaikka sitä vaaditaan painokkaasti. Siksi on tärkeä tunnistaa alusta alkaen, mihin kunta on velvollinen vastaamaan.

Laajat tietopyynnöt ja vaatimukset uusien selvitysten laatimisesta

Usein tällaisissa tilanteissa kuntia lähestytään tietopyynnöillä. Lähtökohtana on jokaisen oikeus saada tieto kunnan julkisesta asiakirjasta. Kunnan tulee myös toimia julkisuusmyönteisesti. Tiedonhakutoiminnot mahdollistavat usein myös laajoihin tietopyyntöihin vastaamisen ilman suurempia ongelmia. Jos tietopyyntö kuitenkin kohdistuu niin laajaan asiakirja-aineistoon, ettei pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ole mahdollista yksilöidä, pyyntö voi olla julkisuuslain 13 §:n vaatimusten vastainen ja kunta voi kieltäytyä tietojen antamisesta. Tällaistakaan tietopyyntöä ei voi täysin sivuuttaa, vaan tarvittaessa kunta on velvollinen avustamaan tiedon pyytäjää yksilöimään pyyntöään tarkemmin.

Yksilöintivaatimus tarkoittaa myös sitä, ettei kuntaa voi tietopyynnöllä velvoittaa laatimaan uusia arvioita tai selvityksiä tietystä aiheesta tai yhdistelemään useista asiakirjoista tietoja uudeksi tiedoksi. Käytännössä törmätäänkin siihen, että pyyntö selvittää kunnan toimintaa ilmoitetaan tietopyynnöksi, jolloin tiedon pyytäjä usein myös vetoaa kunnan velvollisuuteen vastata siihen kahden viikon määräajassa. Jos kyse on kuitenkin tosiasiassa vaatimuksesta laatia uutta selvitystä, useissa tilanteissa kunnalla ei ole velvollisuutta toimittaa pyydettyä tietoa.

Usein tietopyyntö sisältää pyynnön toimittaa olemassa olevia asiakirjoja ja muunlaista selvitystä kunnan toiminnasta. Tällöin on erotettava, miltä osin pyydetyt tiedot tulee toimittaa. Jos kunta kieltäytyy pyydettyjen tietojen antamisesta, on tärkeä muistaa ilmoittaa kieltäytymisen syy ja tiedustella, haluaako tiedon pyytäjä asiasta valituskelpoisen päätöksen.

Kunnan neuvontavelvollisuuden rajat

Asiakirjojen julkisuuden lisäksi on tärkeä huomioida, että kunnalla on hallintolain 8 §:n mukainen velvollisuus antaa neuvontaa toimivaltaansa kuuluvissa asioissa. Kunnan tulee vastata yksilöityihin tiedusteluihin ja kysymyksiin toiminnastaan sekä antaa opastusta asioiden käsittelystä kunnassa. Neuvontavelvollisuus on perinteisesti katsottu suhteellisen laajaksi, ja usein kunnan toimintaan liittyviin kysymyksiin tulee toimittaa riittävän kattava vastaus, vaikka se vaatisikin hieman selvitystyötä.

Myös neuvontavelvollisuudella on kuitenkin rajansa. Se ei velvoita kuntaa vastaamaan laajoihin ja yleisluontoisiin tiedusteluihin. Kunnan ei esimerkiksi tarvitse ryhtyä laatimaan kattavia selvityksiä tai perustella laajasti, miksi se ei ryhdy toteuttamaan kysyjän esittämiä toimenpide-ehdotuksia. Kunnan ei myöskään tarvitse perustella aiempia päätöksiään uusilla täydentävillä perusteluilla tai vastata toistuvasti samaa asiaa koskeviin kysymyksiin. On myös katsottu, ettei kunnan tarvitse perustella toimintaansa uudelleen, jos se saa palautteeksi tulkittavia yhteydenottoja esimerkiksi väitetyistä hallinnollisista virheistä. Hyvä käytäntö on kuitenkin aina vähintään viitata aiempaan päätökseen tai vastaukseen, jottei kysyjälle jää epäselvyyttä siitä, aikooko kunta vastata tiedusteluun.

Laajoihin tiedusteluihin vastaaminen edellyttää kunnalta tasapainoilua. Kunnan on toimittava julkisuusmyönteisesti ja vastattava asiallisiin toimintaansa koskeviin kysymyksiin. Kaikkiin pyyntöihin ei kuitenkaan ole mahdollista vastata. Asiantuntijamme neuvovat mielellään, miten mahdollisesti haastavatkin tilanteet saadaan ratkaistua kestävästi.