Hankintasopimuksen muuttaminen optiokaudelle

Usein kilpailutetussa sopimuksessa on varattu tilaajalle mahdollisuus jatkaa sopimusta optiokausille. Joskus sopimukseen kuitenkin halutaan tehdä muutoksia optiokautta ajatellen. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että sopimusta olisi tarpeen joltain osin laajentaa koskemaan esimerkiksi myös uusia palveluja.

Kaikki kohteeseen tehtävät muutokset eivät välttämättä tarkoita sopimusmuutosta. Jos sopimukseen kuitenkin tehdään muutoksia, on tärkeä huomioida hankintalainsäädännön sopimusmuutoksille asettamat rajat.

Hankintalain 136 §:n mukaan hankintasopimuksen olennainen muuttaminen sopimuskaudella on lähtökohtaisesti kiellettyä ilman hankintalain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseinen kielto koskee EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja sekä kansalliset kynnysarvot ylittävät liitteen E mukaisia palveluhankintoja taikka käyttöoikeussopimuksia. Jossain määrin samoja periaatteita täytyy noudattaa myös kansallisissa hankinnoissa.

Sopimusmuutosta arvioitaessa on ensin arvioitava muutoksen olennaisuus. Jos sopimukseen tehtävä muutos on olennainen, lähtökohtaisesti sen tekeminen edellyttää uuden hankintamenettelyn käynnistämistä.

Olennainenkin muutos voi olla sallittu, jos sen tekemiseen on varauduttu hankintasopimuksessa. Hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä olennainenkin muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos ”muutos perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn luonnetta”.

Lisäksi mahdolliset sopimusmuutokset tulee tehdä sopimuksessa esitettyjen rajojen puitteissa, huomioiden esimerkiksi miten sopimuksessa on sovittu ilmoituksesta ja päätöksenteosta koskien option käyttämistä. 

Muutokset voivat olla esimerkiksi:

• hintojen indeksointia;

• sen varmistamista, että tietyn ajan kuluessa hankinnan kohteena olevat tavarat ovat edelleen yhteensopivia teknisistä muutoksista huolimatta; tai

• huoltokatkon tai muun teknisen vaikeuden takia tehtäviä muutoksia.

  
  

Optiokaudelle tehtävät sopimusmuutokset tulee olla riittävän selkeästi, täsmällisesti ja yksiselitteisesti ilmaistu sopimuksessa, jotta ne voidaan tehdä. Arvioinnissa tulee ottaa huomioon muun muassa seuraavat asiat:

• Onko tarjoajille ollut selvää sopimuksessa mainitun optioehdon perusteella, että hankintayksikkö voi sopimuksessa mainitulla optiolausekkeella tehdä kyseisiä muutoksia sopimuskauden aikana;

• Edellytys riittävästä selkeydestä voi täyttyä myös siitä huolimatta, ettei option mahdollisuutta ole yksityiskohtaisesti määritelty, edellyttäen että option sisältö on luonteeltaan markkinoilla yleisesti tunnettu;

• Optiokaudelle tehty muutos ei välttämättä ole mahdollista pelkästään viittaamalla sopimuksen liitteenä oleviin JYSE-ehtoihin, sillä ne ovat laadittu soveltuvaksi useisiin erilaisiin hankintasopimuksiin.

  
  

Muutos ei saa muuttaa hankinnan yleistä luonnetta. Tämän edellytyksen täyttyminen edellyttää, että muutoksesta on ilmoitettu hankinta-asiakirjoissa riittävän selkeästi. Lisäksi tarjoajien tulee tarjouksia laatiessa voida tietää mahdollisen option sisältö ja miten option käyttämisestä päätetään.